أحمد القصبي، مدير تنفيذي لدى زيروكس السعودية يتحدث عن إيجاد الشريك المناسب لخدمة الطباعة المدارة

أصبحت خدمات الطباعة المدارة ذات طلب متزايد، وليس هناك شك في أنه عندما يتعلق الأمر  بعقد شراكة لإدارة خدمات الطباعة مع مزود حلول موثوق، فإنه من المؤكد أن  يؤدي ذلك إلى تحقيق إستراتيجية طباعة أكثر شمولاً، بالإضافة إلى تحقيق المزيد من الفوائد.

لقد شهدت المنظومة الخاصة بمجال الطباعة المدارة نقلة نوعية جعلتها تشمل ما هو أكثر  من مجرد عمليات إصلاح الآلات وإدارة الإمدادات. بل أصبحت الآن إدارة الطباعة والحلول المستندية  أحد الاعتبارات الإستراتيجية الرئيسية لكافة الأنشطة والاستثمارات التجارية العاملة بنفس المجال، حيث تمكن الطباعة المدارة المستخدمين وأصحاب العمل من العمل بشكل أكثر كفاءة،  وذلك من خلال خفض التكاليف وتبسيط سير العمل وتقديم خدمة أفضل للموظفين والعملاء.

تقدم زيروكس السعودية خدمات الطباعة المدارة الرائدة، وذلك على كافة الأصعدة الخاصة بقطاع الأعمال، وذلك من أجل مساعدة العملاء على التنقل وتبسيط كافة مراحل الطباعة من خلال تقديم تحسينات مستمرة للإنتاجية وحلول سير العمل وخدمة الأجهزة والماكينات الخاصة بها. كما تمكن زيروكس السعودية شركات الطباعة من خفض تكلفة العمليات اليومية والتحرر من قيود الوقت وأيضا ضغوطات الجدول الزمني. ومن ناحية أخرى، فقد أثبتت زيروكس السعودية أنها رائدة التحول الرقمي في المملكة السعودية وذلك من خلال دورها الرائد في مساعدة شركائها على أتمتة عملياتهم بالكامل وخلق قيمة مضافة لعملائهم. ولكن في الوقت نفسه، تتطلب الأتمتة وإدارة الطباعة عقلية جديدة تماما وإتباع نهجا مختلفا من جانب الشركاء مع الحلول والماكينات المؤتمتة. ومن الجدير بالذكر أن زيروكس السعودية تساعد دور الطباعة والشركات التجارية المتخصصة على التكيف مع واقع ما بعد فيروس كورونا وذلك بالنسبة للفترة الحالية وكذلك بشكل مستقبلي. ومن أجل معرفة الاعتبارات الأساسية وقبل الانتقال إلى مرحلة الطباعة المدارة، فإننا قد أجرينا مقابلة صحفية مع أحمد القصبي، مدير تنفيذي لدى شركة زيروكس السعودية وإليكم كافة التفاصيل من خلال السطور القادمة:

أحمد القصبي، مدير تنفيذي لدى شركة زيروكس السعودية

1. ما مدى توفر عنصر الأمان فى حلولهم المقدمة للعملاء؟ فقد ذكر عدد لا يستهان به من المؤسسات إنهم تعرضوا لعملية إختراق بيانات متعلقة بعملية الطباعة. ومن الجدير بالذكر، أن هذه إحصائية

واقعية جداً، ولذلك فإن نتائجها تدعو للقلق والحذر. حيث يمكن حيث يمكن أن تكون انتهاكات الطباعة لأى شيء بداية من وجود مستندات سرية موجودة في محيط الطابعة بانتظار من يجمعها حتى الوصول غير المصرح به إلى المستندات المخزنة على شبكتك أو على السحابة الألكترونية الخاصة بشركتك. وذلك بالإضافة إلى التحديات الأمنية المتعلقة بقراصنة البيانات ورغبتهم المتزايدة فى السيطرة على أنظمة الأجهزة الخاصة بأصحاب الأعمال التجارية.

لا شك أن توفر عنصر تأمين البيانات هو ضرورة مطلقة عندما يتعلق الأمر بحلول وخدمات منظومة إدارة الطباعة. ولذلك يجب التأكد من خلال طرح هذة الأسئلة التالية على مزودى الخدمات وهى:

كيف يؤمنون البيانات أثناء انتقالها من أجهزة الحاسب الآلى إلى الطابعات.

كيف يرسلون تلك المعلومات بشكل آمن.

ما إذا كان بإمكانهم تزويدك بإعدادات عناصر التحكم في الوصول لمستخدمين مختلفين أم لا.

كما يجب التأكد من أن أمان خدمات الطباعة المدارة متوافق مع إعدادات الأمان الحالية، حيث ان ذلك يعتبر على نفس القدر من الأهمية.

2. هل حلول الطباعة المدارة توفر المرونة والتكامل الذي تحتاجه مؤسستك؟

من المؤكد أن مقياس واحد لا يناسب الجميع وذلك عندما يكون هناك عملية إختيار لحلول إدارة الطباعة المناسبة. حيث يختلف سير العمل الخاص بكل مؤسسة عن الأخرى، ولذلك يجب معرفة ما إذا كان مقدم حلول خدمة الطباعة المدارة يتمتع بالمرونة من أجل الموائمة مع بيئة عملك أم لا.

مرورا بالإنتقال من خادم واحد وموقع واحد، إلى البنى التحتية المعقدة متعددة الخوادم والمواقع والمتعددة الدول فإنه يجب أن أن يكون حل الطباعة المدارة قادر على التدرج بسهولة والتعامل مع أي مستوى من التعقيد. حيث يجب أن يكون الحل قادر على دعم خوادم الطباعة أو  عملية مشاركة الطابعات بطريقة مباشرة على الشبكة أو مزيج من الاثنين معاً، كما يجب أن يساعدك على تحسين البنية التحتية الخاصة بك من أجل التكلفة وسهولة الإدارة وتحسين تجربة المستخدم. حيث يعد التكامل مع إعداد تكنولوجيا المعلومات الحالي أمرا حيويا، بحيث يكون هناك حد أدنى من العمل أثناء عملية التمهيد (أو بعدها). وذلك بسبب أن معظم المؤسسات تمتلك نظاما إيكولوجيا معقدا لتكنولوجيا المعلومات، لذلك يحتاج حل خدمة الطباعة المدارة أن يكون قادر على التكيف بسهولة وإحكام مع المورديين الحاليين والتقنيات والعمليات الحالية.

3. ما مدى فائدة إمكانات إعداد التقارير؟

يجب ألا تتخذ حلول الطباعة المدارة منهجا ثابتا ومحددا على الدوام، حيث أن بيئة الطباعة الخاصة بمؤسستك تتطور باستمرار، لذا فإن استخراج المزيد من البيانات أمر بالغ الأهمية للتحسين المستمر.

كما يجب أن تبحث عن إمكانات إعداد التقارير التي تتسم بالديناميكية: من جانب تحليل الاستخدام ومراقبته في الوقت الفعلي من أجل مساعدتك على تحسين الأمان وعنصر المساءلة والكفاءة. من الناحية المثالية، يجب أن تكون قادراً على التعمق للوصول إلى التفاصيل وراء أرقام العناوين الرئيسية وتخصيص التقارير بحيث تكون ذات صلة مباشرة بأهدافك ومؤشرات الأداء الرئيسية.

يجب أن يتم النظر في إنشاء التقارير والجداول الزمنية ، وكذلك آليات التسليم (مثل البريد الإلكتروني أو لوحة التحكم). وعليك أن تكتشف أيضا ما إذا كانت شركة إدارة الطباعة لديها الخبرة الداخلية لتحويل البيانات الأولية إلى معلومات تجارية أم لا، وذلك حتى يتمكنوا من إضافة قيمة إلى صافي أرباحك.

4. هل يقدم مزودي خدمات الطباعة المدارة حل موحد يناسب الجميع  أم يكون هناك حل مخصص لكل شركة؟

من المهم عند تقييم حل خدمة الطباعة المُدارة أن تحصل على عائد استثمار حقيقي، أي أنك تدفع مقابل ما تحصل عليه وليس أكثر من قيمته. لذلك يعد اتباع نهج معياري يتميز بالمرونة أمرا ضروريا إذا كنت تريد الاستفادة الكاملة من التوفير في التكاليف الذي يمكن أن يوفره الحل. كما يمكنك إضافة وحدات مع نمو مؤسستك وتغير احتياجاتك. وبنفس القدر من الأهمية، يمكنك إزالة الوحدات النمطية إذا كنت بحاجة إلى تقليص حجمها. يعمل هذا النهج المرن القائم على الدفع أولا بأول على تحسين عائد الاستثمار، ويتضمن تكاليف إقتصادية يمكن التنبؤ بها ويحتاج إلى ميزانية معقولة. ويجب أيضا أن تتأكد من أنك ملتزم بموجب عقد مرن.

5. ما هي درجة صعوبة إستخدام حلول خدمات الطباعة المدارة؟

يجب أن يدعم حل الطباعة المدارة إمكانية الموازنة بين الاحتياجات الخاصة بالمستخدمين  وقسم تكنولوجيا المعلومات لدي شركتك، حيث يكون هناك تعارض بين كلا منهما فى بعض الاحيان. حيث يريد المستخدمون طباعة سهلة وعالية الجودة عند الطباعة في أي مكان وفي أي وقت وعلى أي جهاز. وأن يكونوا قادرين على الوصول إلى المستندات وتوجيهها ومسحها ضوئيا ومشاركتها بسهولة وكفاءة، سواء كانوا في الموقع أو أثناء التنقل أو يعملون من المنزل. ولكن هذه الحرية والمرونة لا ينبغي أن تأتي على حساب زيادة العبء على قسم تكنولوجيا المعلومات لديك. فالمستخدمون دائما يريدون حلا يسهل تثبيته وإدارته، يمكنهم من إضافة طابعات ومستخدمين لكى يتكيفوا مع المتطلبات المتغيرة لبيئة الطباعة المزدحمة.

6. هل تتناسب مجموعة حلول إدارة الطباعة التى تم اعتمادها مع نمو نطاق شركتك؟

هذا هو السؤال الرئيسي الذي يجب طرحه على مزود حلول خدمات الطباعة المدارة. حيث إنه لا توجد بيئة طباعة ثابتة بينما تنمو الشركة وتتوسع باستمرار. مثال على ذلك، فإن المستخدمين الجدد والإدارات والمكاتب، يقومون بإعدادات معقدة سواء بشكل داخلي من منازلهم أو بشكل خارجي، ولذلك يجب أن يتلاءم الحل مع تقنيات وممارسات العمل الجديدة (مثل العمل المتنقل)، وعليه لا بد من اتباع نهج مرن وقابل للتطوير. لذلك من الضروري السؤال عما إذا كانت هناك قيود على عدد الطابعات متعددة الوظائف التي يمكن أن يتعامل معها الحل، وأيضا كيف سيدير ​​البنى التحتية المتعددة المواقع أو المتعددة الدول.

7. من المفترض أن التوفير في التكلفة هو سمة أساسية من سمات مزود حلول خدمات الطباعة ، فكيف يمكنني التأكد من أن مورد الحلول يقدم وفورات في التكلفة الإجمالية لعمليات الطباعة اليومية؟

يجب أن تتأكد من مزود حلول خدمات الطباعة المدارة الخاص بك عما إذا كان عرضه يقدم رؤية تفصيلية لاستخدام الطباعة وتكاليفها، وتحديد مجالات التوفير والكفاءات. كما يجب أن تكون قادرا على الحصول على تحليل مفصل لأنماط الاستخدام التي يمكنك موائمتها بالطريقة التي تريدها على حسب المستخدم أو الجهاز أو القسم أو خادم الطباعة أو المكتب. كما يمكنك معرفة ما إذا كنت تحصل على أقصى عائد من الاستثمار في البنية التحتية الخاصة بك (بما يشتمل على تحليل وضع الطابعات التي لا تستخدم بشكل كافي أو زائد) ، وكذلك العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة (مع تحسين مواقع الطابعات الخاصة بمجموعات العمل) وتحقيق وفورات الحجم ( مثل طلب المستلزمات بشكل مركزى وأستباقى).

8.ما هى النتيجة المتوقعة عند إختيار أحد الحلول المصممة خصيصا التى يتم تطويرها داخل الشركات؟

يتم تطوير العديد من حلول إدارة الطباعة بشكل داخلى. وفي ظاهر الأمر، هذا رائع. ولكن الجانب السلبي هو أنها غالبا تكون عروض خدمة غير كاملة. لذلك فهي ليست قوية مثل حلول الشركاء المدعومة بخبرة تقنية وخبرة عملية واسعة النطاق من خلال تجارب آلاف العملاء على مدار سنوات عديدة. وغالبا ما يتم تخطي الحلول المصممة حسب الطلب من خلال الوتيرة السريعة للتغيير وبذلك تصبح غير قادرة على التكيف مع التقنيات الجديدة أو التوسع بسرعة وسهولة. أما بالنسبة لحلول الشركاء فهى مبنية على أفضل ممارسات القطاع التقني، وقادرة على التطور باستمرار للتعامل مع أحدث التطورات التكنولوجية وممارسات العمل.

وفى نهاية حديثي أود أن أذكر  لكم،أنه مع وجود الكثير من الخيارات بين شركات الطباعة المدارة، فإن طرح الأسئلة الصحيحة أمر ضروري. حيث أن الإجابات على تلك الأسئلة هى العامل الرئيسي لإتخاذ القرار الصحيح لكلا من المستخدمين وقسم تكنولوجيا المعلومات والعملاء والأعمال.

وقد ذكر أحمد القصبي: ” نحن في شركة زيروكس السعودية نضمن لعملائنا أن التركيز يكون على الانتقال السلس من التحديات الحالية إلى مرحلة الحلول سهلة التكيف، التي تضيف قيمة حقيقية للعملاء، وذلك يجعلنا شريكا قويا وموثوقا به على مدى طويل على مستوى  المملكة العربية السعودية”.