بقلم مارك,

بويت ، رئيس التسويق للحلول في شركة زيروكس

إذا تمكنا من تحديد العراقيل التي تبطئك  فستكون في طريقك لإجراء تحسينات كبيرة في الأداء والإنتاجية وتحقيق أهدافك.

في كثير من الأحيان ، مصدر الإزعاج في أي عمليات للأعمال هو الورق. إن تحويل العمليات اليدوية الورقية إلى عمليات رقمية أو آلية يمكن أن يكون له تأثير إيجابي بعدة طرق.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية قيامنا بالشراكة مع العملاء لرسم خريطة شاملة لجميع خطوات سير العمل في عملياتهم المثقلة أو الغير مرصودة باستخدام أداة تعيين سير العمل القوية الخاصة بنا وإعادة تشكيلها في خطوات أكثر بساطة مع تطبيقات سير العمل المناسبة.

بالنسبة لشركة Nordic Xllnc Nordic NB ، كانت عملية الفوترة عملية تستغرق وقتًا طويلاً ويدويًا والتي تجعل الموظفين يقومون بفحص الفواتير واحدة بعد الأخرى لساعات متتالية.

باستخدام Xerox® ConnectKey® Invoice Automation ، يقوم الموظفون الآن بمسح مجموعة من الفواتير ضوئيًا ، سواء كانت واحدة أو 100 ، بلمسة واحدة. يتم استخراج البيانات الرئيسية ونقلها تلقائيا إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات.

يقول أوربان أوديليند ، المدير المالي في Xllnc Nordic NB: “لقد انخفضت عملية تحرير الفواتير بالكامل من 40 ساعة في الشهر إلى 10 ساعات. نستطيع الآن أن نوفر الكثير من الوقت وبالطبع المال الأمر الذي يمكننا من التركيز على أعمالنا الأساسية بشكل أكبر. “

كانت مجموعة Morrell Group ، المزود العالمي للأتمتة الصناعية ، تقوم بعمليات معالجة الطلبات الخاصة بها بشكل يدوية وكانت هذه العمليات تستغرق وقتًا طويلاً بالإضافة إلى أنها مكلفة وإحتمالية الخطأ فيها عالية.

يقول ديف هاجيار ، مدير العمليات: “كان الموظفون في المستودع يعتمدون على أوراق صغيرة مطبوعة بألوان متعددة مع ملاحظات مكتوبة بخط اليد لاختيار العناصر ومسحها ضوئيًا ومن ثم متابعتها بالخارج”.

الآن يستخدمون الجهاز اللوحي مع تطبيق متصل بطابعة Xerox® AltaLink® للالتقاط والتعبئة الآلية  دون ترك أي مجال للخطأ الأمر الذي عزز نتائج الأرباح بنسبة تصل إلى 25٪.

في إيطاليا ، تعتمد الأعمال بشدة على البريد المسجل من خلال مكتب البريد الإيطالي.

يقول Guiseppe Maselli ، رئيس قسم حلول VAS في AGS ، وهي شركة تكنولوجيا إيطالية: “لقد تطلب ذلك إخراج الأشخاص من مكاتبهم وتسبب في تأخير وإحباط”.

لقد ساعدناهم في إنشاء نظام أساسي على الويب يتيح لهم إرسال البريد المسجل إلكترونيًا وتسريع العملية.

يتم فحص المستندات ضوئيًا على الطابعة ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى محطة الطباعة والتغليف التي تديرها شركة Poste Italiane ، حيث يتم شحنها بالطريقة التقليدية.

هذا التآزر بين تكنولوجيا المعلومات والتنفيذ و الذكاء الإصطناعي يعني أنه لا داعي للمزيد من السفر أو تأخر في عمليات التسليم بالإضافة إلى إنعدام التكاليف إضافية.

أوستن فريزر هي وكالة توظيف متخصصة عالمية مقرها في المملكة المتحدة ولها مكاتب في ألمانيا والولايات المتحدة الأمريكية. بالنسبة للوكالة فإن التفاوض بشأن شروط العمل مع عملائها يقتضي التعامل مع شركات من بلدان متعددة وأنواع مختلفة من المستندات.

يقول ميتشل بيلي ، مدير تقنية المعلومات: “لقد كان هنالك الكثير من عمليات الطباعة والمراجعة والتحرير والمسح الضوئي التي تتم ومن ثم يتم إعادة إرسالها إلى العميل ولكن  مع تطبيق Xerox® Easy Translator ، يتم تنفيذ كل شيء على الطابعة مباشرة”

يقوم الموظفين باختيار التطبيق ببساطة ، ومن ثم اختيار لغة الإدخال والإخراج ، ثم اختيار ما إذا كنت تريد الطباعة أو الإرسال عبر البريد الإلكتروني. لقد ساعد هذا الأمر بشكل كبير في زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت. لقد أصبحت التعاملات التي كانت تستغرق 4 أو 5 أيام يمكن إنجازها والقيام بها خلال دقائق وفي أي وقت من اليوم.

يمكن العثور على طرق جديدة لأتمتة وتبسيط العمليات التجارية اليومية لتوفير الوقت والمال.

سواء كان لديك 10 موظفين أو 10000 موظف ، إذا تمكنا معًا من تحديد الاختناقات التي تؤدي إلى إبطاء نشاطك التجاري وإعاقة تدفق الأعمال لديك فستكون في طريقك لتبسيط هذه العمليات وتحقيق أهدافك.

تحدث إلينا لمعرفة كيف يمكنك البدء في العمل بشكل أكثر ذكاءً اليوم.:

800-124-9922